Privacybeleid
Privacybeleid van Fietsmaatjes Schiedam
Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Fietsmaatjes Schiedam verwerkt. Met deze privacyverklaring willen we u informeren over de wijze waarop Fietsmaatjes Schiedam persoonsgegevens verwerkt van een ieder waarmee zij een relatie heeft.
In dit document waar gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere rechtspersoon van 18 jaar en ouder bedoeld.
Indien u uw persoonsgegevens aan Fietsmaatjes Schiedam verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met dit Privacybeleid te verwerken. Dit Privacybeleid houdt zich aan de toepasselijke wet-en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1. Verantwoordelijke
Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Fietsmaatjes Schiedam. Voor het toepassen en uitvoeren van dit privacybeleid is het bestuur van Fietsmaatjes Schiedam verantwoordelijk.
Als u vragen of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring dan kunt u contact opnemen met ons door een e-mail te sturen naar info@fietsmaatjesschiedam.nl.
2. Verwerkers
Voor de uitvoering van haar werkzaamheden maakt Fietsmaatjes Schiedam gebruik van de diensten van derden, bijvoorbeeld SamenFietsen voor het rooster of Mollie voor de betalingen. Wij maken alleen gebruik van derden als dit strikt noodzakelijk is. Indien de diensten nodig zijn voor het verwerken van de persoonsgegevens, betreft dit een zogenoemde verwerker. Met de verwerker hebben wij een verwerkers overeenkomst waarin is vastgelegd dat zij volgens onze standaarden met de gegevens omgaan.
3. Persoonsgegevens: welke, doel, en bewaartermijnen
Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Per relatietype verwerken wij daarom andere persoonsgegevens. De gegevens zijn in alle gevallen noodzakelijk om ons werk uit te voeren.
Persoonsgegevens worden nooit met derden gedeeld ten einde commerciële of andere doeleinden dan in dit privacybeleid beschreven.
3.1 Vrijwilligers
3.1.a Fietsmaatjes Schiedam verwerkt de volgende persoonsgegevens van vrijwilligers:
– Naam (voornaam, achternaam);
– Adres;
-Telefoonnummer;
– Geboortedatum;
– Pasfoto;
– E-mailadres;
– Beschikbaarheid en eventuele voorkeur voor gasten.
3.1.b Fietsmaatjes Schiedam verwerkt de in sub 3.1.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: communicatie tussen de Stichting en de vrijwilliger; het maken van rapportages om fietsgebruik in beeld te krijgen en hiermee de persoonlijke dienstverlening te verbeteren.
3.1.c Gegevens worden verstrekt door de vrijwilliger zelf via het inschrijfformulier en bij het intakegesprek.
3.1.d Gegevens worden opgeslagen:
– Op papier in een map alleen toegankelijk voor het secretariaat.
– Digitaal in het roosterprogramma SamenFietsen. Deze gegevens zijn toegankelijk voor de bestuursleden, coördinatoren en de betreffende vrijwilliger en kunnen ingezien en gewijzigd worden door de betreffende vrijwilliger.
– Op papier in de vorm van een vrijwilligerspas met naam en telefoonnummer.
3.1.e Fietsmaatjes Schiedam verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.1.a. beschreven gedurende de duur van waarin de vrijwilliger actief is voor Fietsmaatjes Schiedam. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.
3.2 Gasten
3.2.a Fietsmaatjes Schiedam verwerkt de volgende persoonsgegevens van gasten:
– Naam (voornaam, achternaam);
– Adres;
– Telefoonnummer;
– Geboortedatum;
– E-mailadres (eventueel van familielid of mantelzorger)
– Voorkeuren voor tijden en evt. voor vrijwilligers;
– Huisarts en telefoonnummer;
– Contactnaam en telefoonnummer in geval van calamiteiten;
– Informatie die belangrijk is voor de vrijwilliger in geval van calamiteiten. Denk aan fysieke en/of geestelijke beperkingen en eventuele medicijnen. Deze gegevens worden alleen handmatig op de gastenkaart genoteerd en niet opgeslagen in het bestand op de computer
– Bankgegevens.
3.2.b Fietsmaatjes Schiedam verwerkt de in sub 3.2.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: communicatie tussen Fietsmaatjes Schiedam en de gast; informeren vrijwilliger over de gast i.v.m. veiligheidsdoeleinden; het maken van rapportages om fietsgebruik in beeld te krijgen en hiermee de persoonlijke dienstverlening te verbeteren; het bijhouden van betalingen en het voeren van onze financiële administratie.
3.2.c Gegevens worden verstrekt door de gast zelf via het inschrijfformulier en bij het intakegesprek.
3.2.d Gegevens worden opgeslagen:
– Op papier in een map alleen toegankelijk voor het secretariaat; uitgezonderd bankgegevens.
– Op papier in de vorm van een gastenkaart die de vrijwilliger iedere rit mee dient te nemen; uitgezonderd bankgegevens. Deze gastenkaart is in het bezit van de gast.
3.2.e Fietsmaatjes Schiedam verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.2.a. beschreven gedurende de duur van waarin de gast deelnemer is van Fietsmaatjes Schiedam Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd; uitgezonderd bankgegevens waarvan Fietsmaatjes Schiedam wettelijk verplicht is deze te bewaren.
3.3 Teamleden
3.3.a Onder teamleden wordt verstaan: bestuur van Fietsmaatjes Schiedam en alle vrijwilligers werkzaam voor Fietsmaatjes Schiedam met een coördinerende taak (bv. coördinator vrijwilliger-gastentechnische fietsenbeheerder).
3.3.b Fietsmaatjes Schiedam verwerkt de volgende persoonsgegevens van haar teamleden: naam, adresgegevens, functie, telefoonnummer, en e-mailadres.
3.3.c Fietsmaatjes Schiedam verwerkt de in sub 3.3.b genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: communicatie binnen de Stichting; communicatie buiten Fietsmaatjes Schiedam, bijvoorbeeld door het plaatsen van namen & foto’s op de website of aan potentiële vrijwilligers zodat zij contact kunnen opnemen met het juiste teamlid.
3.3.d Fietsmaatjes Schiedam verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.3.a beschreven gedurende de duur tot maximaal een jaar na beëindiging van de relatie met het teamlid. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.
3.4 Zakelijke partners
3.4.a Fietsmaatjes Schiedam verwerkt de volgende persoonsgegevens van haar contactpersonen bij haar zakelijke partners: naam, telefoonnummer, en e-mailadres.
3.4.b Fietsmaatjes Schiedam verwerkt de in sub 3.3.agenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: contacteren over zaken aangaande de samenwerking.
3.4.c Fietsmaatjes Schiedam verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.4.a beschreven gedurende de duur tot maximaal een jaar na beëindiging van de relatie met de zakelijke partner. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.
3.5 Donateursensponsoren
3.5.a Fietsmaatjes Schiedam verwerkt de volgende persoonsgegevens van donateurs en sponsoren: naam, adres, bankrekeningnummer, en e-mailadres. Als de werkzaamheden dit verlangen (bijvoorbeeld bij een belverzoek), verwerken wij aanvullend het telefoonnummer.
3.5.b Fietsmaatjes Schiedam verwerkt de in sub 3.4.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: voor de verwerking van de donatie;informeren en contacteren over zaken aangaande de donatie; het voldoen van de wettelijke verplichtingen aangaande een financiële administratie.
3.5.c Fietsmaatjes Schiedam verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.4.a beschreven gedurende de duur van het donateurschap. Bij eenmalige donaties verwerkt Fietsmaatjes Schiedam alleen de persoonsgegevens om de donatie mogelijk te maken. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd in zo verre zij niet nodig zijn om aan de wettelijke bewaarverplichting betreffende de financiële administratie te voldoen.
3.5.d Persoonsgegevens betreffende donaties worden alleen verwerkt door de medewerkers van de Stichting die dit nodig hebben voor de uitvoering van zijn/haar functie. Bijvoorbeeld, coördinatoren hebben geen toegang tot deze persoonsgegevens.
3.6 Nieuwsbrief
3.6.a Ten einde haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen Fietsmaatjes Schiedam, verstuurt de Stichting nieuwsbrieven. Hiertoe verwerkt Fietsmaatjes Schiedam de volgende persoonsgegevens van personen en organisaties die aangegeven hebben de nieuwsbrief te willen ontvangen: naam, woonplaats en e-mailadres.
3.6.b Fietsmaatjes Schiedam verwerkt de in sub 3.2.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: het verzenden van de nieuwsbrief van Fietsmaatjes Schiedam.
3.6.c Personen die zich opgeven voor de nieuwsbrief via het landingsformulier op de website www.fietsmaatjesschiedam.nl, hebben expliciet toestemming gegeven tot inschrijving op de nieuwsbrief (opt-in). Personen die zich opgeven via andere communicatiekanalen wordt om schriftelijke toestemming gevraagd.
3.6.d Afmelding voor de nieuwsbrief is te allen tijde mogelijk via de afmeld link onderaan de mailing of via info@fietsmaatjesschiedam.nl.
3.6.e Fietsmaatjes Schiedam verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.6.a beschreven gedurende de duur van toestemming. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.
3.7 Contact via e-mail, telefoon of contactformulier
3.7.a Fietsmaatjes Schiedam verwerkt de volgende persoonsgegevens van personen die contact met ons opnemen via de telefoon, e-mail of via het contactformulier op onze website: naam, woonplaats, en e-mailadres. Als de werkzaamheden dit verlangen (bijvoorbeeld bij een belverzoek), verwerken wij aanvullend telefoonnummer.
3.7.b Fietsmaatjes Schiedam verwerkt de in sub 3.7.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: het beantwoorden van de gestelde vragen dan wel de persoon –op diens verzoek– te informeren en contacteren over zaken aangaande Fietsmaatjes Schiedam.
3.7.c Fietsmaatjes Schiedam verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.7.a. beschreven gedurende de duur van waarin de persoon geïnformeerd en gecontacteerd wil worden over Fietsmaatjes Schiedam en/of haar activiteiten. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.
4. Cookies & Websitestatistieken
Op onze website maken wij gebruik van drie type cookies: functionele, analytische en tracking cookies. Wij plaatsen niet meer cookies dan noodzakelijk.
Functionele cookies
De functionele cookies zijn nodig voor het goed functioneren van de website.
Analytische cookies
Wij gebruiken een statistiekenprogramma om te analyseren welke pagina’s het meest bezocht worden, hoe bezoekers op onze website zijn gekomen en welke zoektermen er gebruikt worden in onze zoekmachine. Deze gegevens verzamelen wij via analytische cookies. De gegevens worden geanonimiseerd opgeslagen en zijn dus niet naar een persoon of instantie te herleiden.
Tracking cookies
Wij volgen zelf niemand met tracking cookies. De enige tracking cookies op onze website worden geplaatst door derde partijen die wij nodig hebben om onze multimedia bestanden af te spelen. Dit zijn YouTube voor de fietsmaatjes-film en Issuu voor het magazine. Op dit soort cookies geldt het privacybeleid van desbetreffende partij. U kunt zich desgewenst via deze partijen afmelden voor deze cookies.
5 Beeldmateriaal
5.1 Beeldmateriaal evenementen
Gedurende bijeenkomsten en andere evenementen van Fietsmaatjes Schiedam kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt door iemand van Fietsmaatjes Schiedam. Deze foto’s en/of video’s kunnen op de website van Fietsmaatjes Schiedam, met nieuws instanties, of op Sociale Media geplaatst worden. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Indien er toch een foto op staat die uw privacy aantast, stuur dan een e-mail naar info@fietsmaatjesschiedam.nl onder vermelding van de referentie naar de foto/video. Wij zullen deze dan verwijderen van onze platforms.
Fietsmaatjes Schiedam heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en door hen gedeeld worden. Indien u van mening bent dat Fietsmaatjes Schiedam hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met ons via info@fietsmaatjesschiedam.nl. Fietsmaatjes Schiedam zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen.
5.2 Overig beeldmateriaal
Het beeldmateriaal getoond op de website of in ander promotiemateriaal van Fietsmaatjes Schiedam is geplaatst met expliciete toestemming van de betrokkenen. Toestemming kan op elk moment ingetrokken worden. Aansluitend zal het beeldmateriaal van de website en ander promotiemateriaal verwijderd worden.
6 Beveiligingsmaatregelen
Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft Fietsmaatjes Schiedam passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van goede wachtwoorden. Onze website is beveiligd en we hebben een SSL-certificaat. Ook zorgen we ervoor dat de software die wij gebruiken up-to date is.
7 Data lek
In geval van een data lek wordt onmiddellijk actie ondernomen om het lek te dichten en wordt onderzocht hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden. Tevens worden betreffende personen direct op de hoogte gesteld.
8 Privacyrechten
Als gebruiker heeft u verschillende rechten die wettelijk zijn vastgelegd:
– Recht op inzage: u kunt uw persoonsgegevens opvragen via ons algemeen e-mailadres.
– Recht op rectificatie en aanvulling: u kunt uw persoonsgegevens rectificeren of aanvullen via ons algemeen e-mailadres.
– Recht op data portabiliteit: in bepaalde situaties kunt u ons vragen om de persoonsgegevens die we over u hebben door te sturen naar een derde partij.
– Recht op vergetelheid: u kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.
– Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde situaties kunt u ons vragen op een beperkt gebruik van uw gegevens.
– Recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking: wanneer we uw gegevens verwerken op grond van een algemeen of gerechtvaardigd belang kunt u hier bezwaar tegen maken.
– Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering: wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering.
Mocht u een vraag hebben over een van bovenstaande privacyrechten dan kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info@fietsmaatjesschiedam.nl. Wij zullen dan in ieder geval binnen de wettelijke termijn van 30 dagen antwoorden.
Mocht u vinden dat wij niet goed met uw persoonsgegevens omgaan en wij kunnen u hiermee niet helpen, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
9 Wijzigingen
Fietsmaatjes Schiedam behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Indien het een belangrijke wijziging betreft die gevolgen heeft voor de wijze waarop Fietsmaatjes Schiedam de persoonsgegevens van relaties verwerkt, dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website en in onze nieuwsbrief.
